Организация, исполнение, документирование результатов и формирование материалов контрольных мероприятий. Порядок их обработки и исполнения

Организация, исполнение, документирование результатов и формирование материалов контрольных мероприятий. Порядок их обработки и исполнения
В Стандарте ДФК-3 "Организация и выполнение контрольных мероприятий" - описаны основные принципы организации и выполнения субъектами государственного финансового контроля контрольных мероприятий в соответствии с полномочиями, установленными для этих субъектов законодательством Украины.

Положение-Стандарт-3 субъекты государственного финансового контроля применяют на следующих этапах организации и выполнения контрольных мероприятий:
• при подготовке к проведению контрольных мероприятий;
• в момент оформления официальных распорядительных документов, предоставляющих право должностным лицам субъектов ДФК проводить контрольные мероприятия;
• во время ознакомления с этими документами руководителей субъектов хозяйствования;
• в период непосредственного проведения контрольных мероприятий. Министерства и другие центральные органы исполнительной власти (каждый собственными силами) разрабатывают внутренние нормативно-правовые акты по организации и выполнения субъектами ДФК контрольных мероприятий, которые утверждает руководитель министерства, другого центрального органа исполнительной власти.
В Стандарте - 3 используют термины, имеющие следующие значения:
• плановые контрольные мероприятия - контрольные мероприятия, включенные в соответствующих планов контрольных мероприятий субъектов государственного финансового контроля.
• внеплановые контрольные мероприятия - контрольные мероприятия, не включенные в соответствующих планов субъектов государственного финансового контроля и осуществляются в пределах их компетенции и полномочий по поручению инициаторов контрольных мероприятий и обращениям органов государственной власти (в том числе правоохранительных органов) и органов местного самоуправления, субъектов хозяйствования и граждан. Подготовка к контрольным мероприятий начинается с момента
вступления должностными лицами субъектов ДФК права на выполнение контрольных мероприятий в предприятия в плановом или внеплановом порядке.
В процессе документальной подготовки должностных лиц субъекта ДФК, предшествующий непосредственному выполнению контрольных мероприятий, необходимо:
• изучить нормативно-правовую базу, регламентирующую деятельность предприятия, собрать информацию в соответствующих финансовых органах и органах государственного казначейства Украины об объемах и направления бюджетного финансирования и т.д.;
• составить программы контрольного мероприятия, обеспечивающая полное раскрытие темы контроля, и утвердить ее в установленном порядке субъектом государственного финансового контроля;

• в установленных законодательством случаях и в соответствии с определенным порядком - информировать руководство предприятия о намерении проведения контрольных мероприятий. Руководители министерств, других центральных органов исполнительной
власти предоставляют должностным лицам субъектов ДФК право на проведение контрольных мероприятий непосредственно в предприятия путем оформления соответствующих официальных распорядительных документов. Министерства и другие центральные органы исполнительной власти форму этих документов разрабатывают и утверждают самостоятельно с учетом требований стандарта-3.
Официальные распорядительные документы на проведение контрольных мероприятий составляют на бумажных носителях и они содержат следующие обязательные реквизиты:
• название министерства, другого центрального органа исполнительной власти;
• название документа (удостоверения, распоряжения, поручения и т.п.);
• дату и номер;
• должность, фамилия, имя и отчество должностного лица субъекта государственного финансового контроля, уполномоченного на проведение контрольного мероприятия;
• основание для проведения контрольного мероприятия;
• тему контрольного мероприятия;
• указание предприятия, где будет проводиться контрольное мероприятие;
• период деятельности субъекта хозяйствования, который охватывается контролем;
• срок начала и окончания контрольного мероприятия;
• должность, фамилия, имя и отчество и подпись руководителя министерства, другого центрального органа исполнительной власти или уполномоченного лица, выдавшего официальный распорядительный документ. Выполнение контрольных мероприятий должностные лица субъекта ДФК
начинают с сообщения руководства субъектов об этих мероприятиях. Должностные лица субъектов ДФК обязаны предъявить руководству предприятия свои лицевые удостоверения и должным образом оформлены на их имя официальные распорядительные документы на проведение определенных контрольных мероприятий.
В случае, если в установленный день начала проведения контрольных мероприятий невозможно ознакомить руководство предприятия официальным распорядительными документами на проведение контрольных мероприятий, то должностные лица безотлагательно информируют об этом руководителя субъекта ДФК, который принимает соответствующее решение.
Контрольные мероприятия проводятся должностными лицами субъектов ДФК в установленном официальным распорядительными документами сроки и в совокупности способов и методических приемов финансового контроля, которые полностью обеспечивают раскрытие темы контрольных мероприятий.
Срок проведения контрольных мероприятий, как правило, не может превышать 30 рабочих дней.
В некоторых случаях, по решению руководителя министерства, другого центрального органа исполнительной власти или уполномоченного лица, выдавшего официальный распорядительный документ, установленный официальным распорядительным документом срок проведения контрольного мероприятия может меняться.
Должностное лицо субъекта ДФК обязана проинформировать об изменении срока проведения контрольного мероприятия руководство предприятия и предъявить надлежащим образом оформленный распорядительный документ, удостоверяющий это изменение.
Должностные лица субъектов ДФК имеют право принимать объяснения у должностных лиц предприятия по установленным контрольными мероприятиями фактам финансово-хозяйственной деятельности.
За один рабочий день до истечения установленного срока проведения контрольных мероприятий, как правило должностные лица субъектов ДФК должны представить руководителю и должностным лицам, ответственным за финансовую деятельность предприятия, на ознакомление и подпись результатах контрольного мероприятия, оформленные по установленной форме и в соответствии с требованиями Стандарта-4 "Документирование результатов и формирование материалов контрольных мероприятий, порядок их обработки и использования" (z 0759-02).
Стандарт-4 устанавливает общие обязательные нормы документирования субъектами ДФК результатов контрольных мероприятий и их обработки и использования.
Документирования результатов и оформление материалов контрольных мероприятий осуществляются с целью предоставления собственнику и иным определенным законодательством пользователям, в том числе инициаторам контрольных мероприятий, существенной, полной и достоверной информации о результатах контрольных мероприятий, которые проводились в определенного субъекта хозяйствования.

В Стандарте-4 используются термины, имеющие следующие значения:
Документирование результатов контрольного мероприятия - формирование массива документально зафиксированной информации констату-тельного и аналитического характера об организационно-правовой и финансово-хозяйственной деятельности предприятия, где проводились контрольные мероприятия, который должен обеспечивать раскрытие темы контрольного мероприятия.
Материалы контрольного мероприятия - это сформировавшаяся группа документов, составленных по результатам контрольного мероприятия, и информация о принятых по его итогам мероприятия предприятием, у которого они проводились, и / или соответствующим министерством, другим центральным органом исполнительной власти.
Документирования результатов контрольных мероприятий по содержанию и форме состоит из рабочих, официальных, дополнительных и сопроводительных документов.
Рабочая документация составлена по результатам контрольных мероприятий - это вспомогательные неофициальные записи, в которых должностное лицо, осуществляющее контрольное мероприятие, фиксирует полученную в его процессе информацию. Рабочая документация может быть оформлена в виде простых записей, таблиц и группировок цифровых или иных данных и их анализом и т.д.
Рабочая документация составляется по теме контрольного мероприятия и может содержать все или отдельные обработаны и задокументированы результаты исследований должностного лица, осуществляющего контрольное мероприятие, и должно способствовать обеспечению составления официальной документации.
Лицо, непосредственно составила рабочую документацию, после окончания контрольного мероприятия уничтожает эту документацию, за исключением предусмотренных законодательством случаев, регламентирующих необходимость его сохранения.
Официальная документация - это документация, составленная по результатам контрольных мероприятий и является основной частью материалов контрольных мероприятий и объединяет обязательные для составления документы. Официальной документации относятся: акты, справки и протоколы.
Субъекты ДФК самостоятельно устанавливают критерии формирования структуры официальной документации, следуя унифицированного подхода, заключается в условном разделении документа на следующие части: • вступительную, в которой полностью или частично указываются следующие
данные: основание для осуществления контрольного мероприятия; тема контрольного мероприятия; название предприятия, на котором осуществлялся контрольное мероприятие, место его расположения и общие сведения о нем, даты начала и окончания контрольного мероприятия; период, подлежащий исследованию в процессе контрольного мероприятия, перечень должностных лиц, его осуществляли;
• констатирующую, в которой указывается содержание, характер и результаты контрольного мероприятия. Констатирующая часть может быть разделена на тематические разделы по отдельным направлениям или процессами контрольного мероприятия.
Дополнительная документация - это документация, составленная по результатам контрольных мероприятий и являются неотъемлемой частью материалов контрольных мероприятий и оформлена как приложения (чаще всего в виде сводных реестров, расчетов, объяснений и др.), информация, подтверждающая итоги исследования по отдельным направлениям или процессами контрольного мероприятия, которые зафиксированы в официальной документации.
Должностное лицо, осуществляющее контрольное мероприятие, самостоятельно определяет содержание и форму изложения дополнительной документации.
Сопроводительная документация - это документация, составленная по результатам контрольных мероприятий и может быть:
• официальной (переписка с органами государственной власти и органами местного самоуправления, субъектами хозяйствования и гражданами по вопросам, касающимся результатов контрольного мероприятия, другие официальные документы, оформленные после окончания контрольного мероприятия);
• неофициальной (внутренние документы субъектов ДФК относительно рассмотрения или оценки результатов контрольных мероприятий). Сопроводительная документация, которая признана официальным, является неотъемлемой
частью материалов контрольных мероприятий.
При составлении официальной и сопроводительной документации следует придерживаться следующих принципов преподавания информации:
• объективность и обоснованность;
• лаконичность, четкость, полнота и системность;
• ясность и доступность;
• недопущение преподавания информации, не касающейся деятельности предприятия, у которого проводится контрольное мероприятие, или информации, полученной не по результатам контрольных мероприятий, в том числе из материалов правоохранительных органов. Общим требованием к оформлению официальной и сопроводительной, имеющий официальный характер, документации, составленной по результатам контрольных мероприятий, является указание обязательных реквизитов:

названия министерства, другого центрального органа исполнительной власти; названия вида документа; даты; номера; места составления; текста; отметки о наличии приложений; подписи (подписей) уполномоченных лиц.
Материалы контрольного мероприятия является полной или частичной совокупности официальной, дополнительной и сопроводительной, имеющий официальный характер, документации, составленной по результатам контрольного мероприятия.
Основными правилами обработки материалов контрольных мероприятий являются:
• должностное лицо, возглавляющее контрольное мероприятие (руководитель контрольного мероприятия), имеет детально ознакомиться с материалами контрольных мероприятий, подготовленным каждым участником контрольного мероприятия и рассмотреть их на предмет содержания и формы документирования результатов контрольных мероприятий и соблюдения основных принципов изложения информации;
• по результатам рассмотрения руководитель контрольного мероприятия оценивает основания; качество раскрытия темы контрольного мероприятия и принимает соответствующее решение о достаточности или необходимости доработки материалов контрольных мероприятий;
• о принятом решении руководитель контрольного мероприятия обязательно сообщает его участника (участников) и в случае необходимости предъявляет требования (в устной или письменной форме) о доработке материалов контрольного мероприятия. Участник контрольного мероприятия должен доработать материалы контрольного мероприятия и в установленный руководителем срок представить их для обобщения. В случае проведения совместных контрольных мероприятий должностными лицами субъектов ДФК нескольких министерств, других центральных органов исполнительной власти или экспертами по вопросам материалы передаются руководителю контрольного мероприятия, которое отвечает за обобщение всех материалов контрольных мероприятий.
В официальной документации, составляется руководителем контрольного мероприятия, отражаются материалы контроля всех участников контрольного мероприятия или результаты совместных контрольных мероприятий.
Материалы контрольных мероприятий на одном предприятии, составленные субъектами ДФК, по решению инициаторов контрольных мероприятий могут предоставляться в порядке обмена информацией иным ДФК. Механизм предоставления материалов определяется руководителем органа, предоставляет материалы, с учетом положений обращения органа - получателя материалов или согласно определенному порядку взаимодействия этих органов.

В случае, когда полученные в порядке обмена информацией материалы контрольных мероприятий содержат данные, их дополняют и способствуют раскрытию темы собственного контрольного мероприятия, допускается их использование и включение в официальной документации с обязательной ссылкой на источник информации.
Основным принципом использования материалов контрольных мероприятий, предоставляемых в порядке обмена информацией между органами, субъекты ДФК которых одновременно проводили контрольные мероприятия у одного субъекта хозяйствования, является соблюдение конфиденциальности и другие ограничения, определенные законодательством.
В случае одновременного проведения контрольных мероприятий должностными лицами нескольких субъектов ДФК при условии определения органа, отвечающего за обобщение всех материалов контрольных мероприятий, материалы направляются данному органу в официальном порядке с сопроводительной документацией.